Möjligheterna att hålla kontakten, uppdatera sig om nyheter och bli underhållen är närmast oändliga i dagens samhälle. Eftersom vi varje dag bär med oss en smartphone som är ca. en miljon gånger så kraftfull som en av de tidigaste “superdatorerna” från 1975. Detta innebär att vi i arbetet enkelt kan ha full koll på vår mail och mycket annat även när vi inte sitter på kontoret. Men hur påverkas din hjärna av notiser från digitala verktyg?
Avbrottens påverkan på hjärnan
För att förstå vad notiser gör med vår hjärna behöver vi först skapa oss en övergripande förståelse över avbrottens påverkan på hjärnan. Vi har i en tidigare artikel pratat om “arbetsminnet” och hur det fungerar. Kortfattat kan man säga att arbetsminnet kommer ihåg allt det som vi upplever att vi inte har avslutat. Om du exempelvis får en uppgift precis innan ett möte som du avser lösa efter mötet kommer det lagras i ditt arbetsminne.
Varje avbrott skapar en liknande post i ditt arbetsminne som exemplet med mötet. Du sitter mitt i en uppgift och blir avbruten, då lagrar din hjärna uppgiften du egentligen håller på med som en olöst uppgift. Därefter kan det dessutom ta upp till 25 minuter innan du är tillbaka i samma fokus som innan du blev avbruten. Avbrottens påverkan på hjärnan på lång sikt blir därmed att du känner dig tröttare och mer stressad eftersom du hela tiden måste “börja om”.
Arbeta smart med notiser
Notiser kan vara din värsta fiende men också din bästa vän! Det viktiga är att du tar kontrollen över dem och bestämmer när, var och vad som ska visas för dig.
Ett första steg mot att ta kontrollen över dina notiser är att ställa dig själv frågan om du verkligen behöver ha dem. Behöver du veta att du får ett mail precis när du fått det, eller går det att schemalägga och planera tid för att arbeta med din inkorg? Genom att planera för att göra vissa uppgifter på utsatta tider under dagen lämnar du utrymme i ditt arbetsminne. Därmed kommer du känna dig mindre stressad och uppleva att du har ett högre fokus.
Alla uppgifter går däremot inte att schemalägga, kanske behöver du faktiskt besvara majoriteten av dina mail så fort som möjligt. Då får du istället jobba med när och var du får dina notiser. Kanske är det under vissa arbetsmoment inte rimligt att du får notiser hela tiden? Det finns olika sätt att arbeta med detta, dels har de flesta verktyg inbyggda funktioner för sina notiser. Men du kan även ställa in i din telefon vilka notiser som visas vid olika tillfällen!
Apple har en smart funktion som kallas för “fokus”. Här har användaren möjligheten att ställa in olika fokus som man enkelt aktiverar med en knapptryckning. Varje fokus kan ge olika appar mer eller mindre behörighet att störa dig. Därmed kan du ställa in precis vad du vill se vid olika tillfällen. Exempelvis:
Fokus 1 (möte): När du sitter i möte vill du inte bli störd av något, men du vill att din närmaste anhörig ska kunna nå dig om något akut uppstår. Då kan du ställa in så att alla notiser är avstängda förutom det som eventuellt kommer från den specifika kontakten.
Fokus 2 (på kontoret): Här vill kanske du få alla arbetsrelaterade notiser men sortera bort surret från sociala medier.
Fokus 3 (inte på kontoret): Nu är det inte längre relevant att få vissa notiser då du skulle behöva din dator för att lösa dem, medans andra (samtal, sms och gruppchatt till exempel) blir mer relevanta.
Fokus 4 (hemma): Många använder samma telefon hemma och på jobbet, då blir det extra viktigt att faktiskt koppla bort jobbet när du är hemma. Det går ställa in så att detta fokus startar automatiskt när du lämnar din arbetsplats.
Summering
För att få ut det mesta av din arbetsdag och inte överbelasta ditt arbetsminne behöver du rensa bland det som avbryter dig. Dina notiser kan både vara bra och dåliga, men är framförallt aldrig bra om de kommer i fel lägen. Vi hoppas att du med hjälp av denna artikel har fått bättre insikt och kunskap om hur du kan arbeta smart med notiser. Vill du ha mer hjälp kan vi självklart stötta dig och dina kollegor i detta!
