Microsoft OneNote, som är en del av Office 365 paketet, har blivit ett oumbärligt produktivitetsverktyg för många företag. Däremot är det tyvärr många organisationer som inte utnyttjar dess fulla potential. OneNote gör det enklare än någonsin att skapa, lagra och dela alla typer av information på ett smart sätt som gör det enkelt att hitta och använda.
Vad är OneNote?
Microsoft OneNote är ett verktyg för digitala anteckningar. Du har möjlighet att tagga och skapa avsnitt och kan på så vis skapa vad som analogt skulle vara egna anteckningsblock eller pärmar. Dessutom kan du i OneNote även dela multimedia, vilket öppnar upp för ännu fler möjligheter!
Vad är fördelarna med OneNote?
2010 hyllades OneNote för att vara en fantastisk app för utbildning. Men med dess många funktioner och användarvänlighet har även lett till att den blivit populär i andra sammanhang där man behöver anteckna. Eftersom den nu även är en del av 365 har den nu implementerats på fler och fler arbetsplatser. Några av de största fördelarna med OneNote för företag är:
Samarbeta i realtid
Eftersom Office 365 är molnbaserat är även OneNote det. Detta öppnar upp för möjligheten dela och samarbeta i en arbetsbok samtidigt. Möjligheten att vara fler i en arbetsbok samtidigt ökar dock risken för att något kan bli fel. Detta har man såklart förebyggt i OneNote genom att allt sparas automatiskt och att en fil med historik skapas. Skulle något bli tokigt kan du med andra ord enkelt gå till en historisk version av arbetsboken innan misstaget uppstod och därmed rätta det enklare.
Skydda känslig information
Precis som alla andra program där du kan anteckna så behöver OneNote ha vissa säkerhetsåtgärder för att kunna skydda informationen. För att säkerställa att enbart dem som ska ha tillgång till informationen får det erbjuder OneNote möjligheten att lösenordsskydda specifika sektioner. Därmed kan du låta olika individer ha tillgång till olika innehåll.
Dessutom har OneNote en funktion som låser alla lösenords-säkrade sidor du har öppna om du varit inaktiv under en viss tid.
Anteckna på stående fot
För att ytterligare underlätta för dig att spara dina anteckningar på ett smart sätt har Microsoft gjort OneNote tillgängligt för mobila enheter. Detta innebär att om du synkar din OneNote i telefonen så kan du anteckna direkt, oavsett var du befinner dig. Du kan både skriva med ett digitalt tangentbort och och rita direkt in i appen.
Dessutom har du med OneNote möjlighet att skanna handskriven text och konvertera den till ett digitalt redigerbart dokument.
Varför OneNote för företaget?
Att använda OneNote, som en del av 365, låter företag fokusera på att arbeta snarare än spendera massvis med tid på att planera hur arbetet ska utföras. De största fördelarna är:
Ditt arbetslag kommer snabbt åt relevant planeringsinformation
Kollegor kan se varandras idéer, vilket möjliggör ett mer produktivt samarbete
Medarbetarna kan ta del av och redigera delade dokument, oavsett var de befinner sig
Det är en optimal plattform för att kombinera olika typer av media (länkar, bilder, video och text)
All känslig information är väl skyddad
Redo för OneNote?
Vi har ett webinarie 2022-05-06 där vi går igenom hur ni på ett smart sätt kan komma igång med OneNote på ert företag. Om du inte har möjlighet att närvara eller vill att vi skräddarsyr en utbildning för just din organisation kan du kontakta oss här, så hjälper vi dig.
